Assistenz GF (m/w/d) - #998147

assistenz gf (m/w/d)

ab sofort

20 – 30 Std. / Woche

Organisationstalent im Office Management

zur Unterstützung der Geschäftsführung

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ihre to-do's

Administration/Organisation

• Eigenständige Abwicklung klassischer Office-Agenden, wie Korrespondenz, Email Service, Terminkoordination, Bestellungen, Behördenwege, sowie Ansprechperson für IT-Support, Zeiterfassung via eigenem Programm Unterm Strich inkl. Auswertungen / Stundenlisten
• professionelles Führen von Telefonaten
• Ablage- und Ordnerverwaltung
• Drucken und Falten von Plänen
• Vorbereitung von Besprechungen & Workshops
• Organisation des Empfangsbereiches inkl. Begrüßung und Bewirtung von Gästen
  
  

Buchhaltung/Rechnungswesen

• Vorbereitung der Buchhaltung und Personaladministration in Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung & Lohnverrechnung
• Rechnungs- und Angebotslegung, Mahnwesen
• Vorbereiten der Finanzplanung: Controlling- und Liquiditätsliste
• Vorbereiten der Überweisungen & Kontrolle von Kontostand und Zahlungen
  
  

Personalwesen

• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und 10-16 MitarbeiterInnen
• Vorauswahl der BewerberInnen & Vorbereiten der dazugehörigen Unterlagen
• Abwicklung von Ein- und Austritt der MitarbeiterInnen (Einführung in die Bürostandards, Stundenkontrolle, Urlaubs – und Krankenstandsverwaltung, Erstellung von Dienstzeugnissen)
  
  

Projektmanagement

• Mitwirken beim Projektmanagement (Projektauswertungen & Vorprüfung von Projektverträgen)
  
  

PR/Wettbewerbe

• Betreuung der Homepage und Social-Media-Kanäle.
• Laufende Koordination und Bearbeitung von PR Anfragen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Fotoauswahl, Texten, etc.)
• Laufende Ergänzung von Referenzmappen, Portfolios u.a. für Wettbewerbe
• Koordination inkl. Beauftragung von Fotografen (Kosten, Fotovorauswahl, etc.)
  
  

Ihre Qualifikation

• gehobene kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium
• mind. 1 Jahr Erfahrung im Assistenzbereich
• sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse, besonders Excel
• Grafisches Know-how von Vorteil, insbesondere Photoshop und InDesign;
• selbständiger und flexibler Arbeitsstil mit hoher Eigenmotivation
• sehr gute und fachadäquate Ausdrucksweise in Deutsch sowie ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Vertraulichkeit, soziale Kompetenz, Diskretion und Loyalität
• Organisationsstärke, Stressresistenz, Einsatzbereitschaft & Teamfähigkeit
  
  

Arbeitsbeginn

ab sofort

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Wir sind ein Team mit viel Esprit und Kreativität und würden uns freuen, wenn Sie sich voller Elan bei uns einbringen!

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Wir freuen uns auf Sie.