Mitarbeiter*in Reisekosten (w/m/d) - #994892

Arbeiten an der HSD – Gemeinsam nachhaltig wirken

An der Hochschule Düsseldorf arbeiten wir auf einem modernen und gut erreichbaren Campus im Herzen Düsseldorfs. Wir leisten alle gemeinsam einen sinnstiftenden Beitrag für Bildung, Gesellschaft und die Gestaltung einer lebenswerten Zukunft.

Ob in Lehre, Forschung, Technik, Verwaltung, IT oder Bibliothek: Bei uns gestalten Sie aktiv mit, was junge Menschen von morgen bewegt. In einem kollegialen Umfeld, das durch die Unterstützung und individuelle Förderung unserer Führungskräfte geprägt ist, können Sie sich einbringen und mitgestalten.

Die Stelle ist mit einer Wochenarbeitszeit von 19,92 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben

Werden Sie Teil des Dezernats Personalmanagement und unterstützen Sie uns im Reisekostenservice!

• Sie beraten Reisende, Exkursionsleitungen und Teilnehmende zu administrativen Fragestellungen rund um Exkursionen, Fortbildungs- und Dienstreisen – insbesondere zu Genehmigungsverfahren, Abrechnungsmodalitäten, reisekostenrechtlichen Vorgaben und Versicherungsfragen.
• Sie erstellen und pflegen Informations- und Unterstützungsmaterialien.
• Die Prüfung von Reisekostenanträgen auf Vollständigkeit sowie auf rechtliche und sachliche Richtigkeit gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
• Sie ermitteln und setzen erstattungsfähige Reisekosten fest.
• Sie erstellen Erstattungsbescheide und veranlassen die Auszahlung in Zusammenarbeit mit dem Dezernat Finanzmanagement.
• Die Beantragung von Bescheinigungen zur Sozialversicherungspflicht bei Auslandsreisen übernehmen Sie.
Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Reisenden und dem Programm-Support

Ihre Kompetenzen

• Eine Qualifikation für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung wird erwartet.
• Sie verfügen idealerweise über eine mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung, insbesondere im Tätigkeitsbereich „Reisekosten“, Erfahrungen in Verwaltungseinrichtungen sind ebenfalls wünschenswert.
• Vertiefte kaufmännische Kenntnisse sowie gute Kenntnisse des Reisekostenrechts bringen Sie mit.
• Sie besitzen Grundkenntnisse des Verwaltungsrechts und des Hochschulrechts.
• Der sichere Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie in der Anwendungssoftware für die Bearbeitung von Reisekosten, ist für Sie selbstverständlich.
• Sie verfügen über eine sichere und fehlerfreie Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Service- und Kommunikationskompetenz sowie Eigeninitiative und ein lösungsorientierter Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen zeichnen Sie ebenso aus wie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.

Ihre nachhaltigen Vorteile bei uns
Transparente Vergütung: Wir garantieren ein sicheres regelmäßiges Gehalt nach EG 9a TV-L
(Stufe 1-6 je nach Berufserfahrung).

Homeoffice: Bei uns sind 60% mobiles ortsungebundenes Arbeiten (3 Tage pro Woche) je nach Aufgaben und Arbeitsplatz möglich.

Jobsicherheit: Profitieren Sie von einem krisensicheren Job im öffentlichen Dienst.

30+3 Urlaubstage: Weihnachten, Silvester und Rosenmontag sind bei uns zusätzlich arbeitsfrei.

Moderne Arbeitsmittel: Digitale Arbeitsmittel, ein moderner Campus dienen als Erfolgsgrundlage.

Familienorientierung: Eine gesunde Work-Life-Balance dank flexibler Arbeitszeitmodelle und einem starken Bewusstsein für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Gesundheitsmanagement: Wir kümmern uns um Ihre Gesundheit mit einer breiten Auswahl an (Vorsorge-) Untersuchungen, Sportveranstaltungen und Gesundheitstipps.